För leverantörer

Inledning

Den här sidan är tänkt för dig som vill sälja varor och tjänster till kommunen. Här får du en bild av offentliga upphandling i allmänhet och Simrishamns kommuns upphandling i synnerhet.

Saknar du någon information? Välkommen att kontakta oss.

Förfrågningsunderlag

Ett förfrågningsunderlag är det underlag där det framgår vad kommunen efterfrågar i den aktuella upphandlingen. De flesta förfrågningsunderlag är uppbyggda enligt samma mall och följer nedan angivna struktur:

  1. Inledning: Här ges en övergripande bild av vad som ska upphandlas, storleken på kontraktet, omfattning, avgränsningar och liknande.
  2. Administrativa villkor: Här beskrivs hållpunkterna i upphandlingsprocessen och andra väsentliga tidpunkter i kontraktet, såsom sista dag att ställa frågor, sista dag att lämna anbud, datum för avtalsstart och avtalets längd.
  3. Krav på leverantören: Här finns krav som ställs på leverantören av den vara, tjänst eller entreprenad som upphandlas. Vanliga krav på leverantören är omsättningskrav, referenstagning, krav på ekonomisk stabilitet eller krav på att ha fullgjort sina åtaganden avseende inbetalning av skatter och avgifter.
  4. Krav på avtalsföremålet: Här finns krav som ställs på den vara eller tjänst som ska upphandlas.
  5. Utvärderingsmodell: Här beskrivs den utvärderingsmodell som kommunen använder för att utvärdera anbuden. Utvärderingen kan ske enligt Lägsta pris eller Ekonomiskt mest fördelaktiga. Om utvärdering görs enligt Ekonomiskt mest fördelaktiga ska det framgå vilka kriterier kommunen kommer att ta hänsyn till förutom priset och hur dessa viktas mot priset.

Anbuden som kommer in prövas i tre steg.

Kvalificering: Först granskar kommunen om anbuden uppfyller kraven som ställts på leverantören. Anbud som inte uppfyller kraven, exempelvis till följd av att leverantören inte sköter sina skatter och avgifter, förkastas.

Prövning: Anbud som klarar kvalificeringsfasen går vidare till prövningsfasen. I prövningsfasen granskar kommunen om de produkter eller tjänster som offererats uppfyller kraven som ställts på dessa. Om kraven inte uppfylls förkastas anbudet.

Utvärdering: Anbud som har klarat kvalificeringen och prövningen går vidare till utvärdering. Utvärderas anbuden enligt lägsta pris-modellen ska det anbud som ger kommunen det lägsta priset antas. Utvärderas anbuden enligt modellen ekonomiskt mest fördelaktiga tar man även hänsyn till övriga mervärden som beskrivits i förfrågningsunderlaget.

Hur hämtar jag hem ett förfrågningsunderlag

Simrishamns kommun använder Visma Tendsign för att annonsera upphandlingar och direktupphandlingar. Om ni är intresserade av att hämta hem förfrågningsunderlaget i någon av upphandlingarna så måste ni registrera er i Visma Opic. Grundregisteringen är kostnadsfri och det är alltså fritt för alla att hämta hem ett förfrågningsunderlag. Visma erbjuder dock vissa tilläggstjänster. Exempelvis kan man bevaka alla upphandlingar inom ett visst område, exempelvis vinterväghållning. Då får man automatiskt en notis när en kommun annonserar en upphandling inom det område man väljer att bevaka.

10 saker att tänka på vid offentlig upphandling

  1. Om det finns saker som är otydliga i förfrågningsunderlaget, ställ frågor! Svar publiceras löpande i upphandlingssystemet så att alla leverantörer har samma information. Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer genomskinlig och rättvis.
  2. Avvakta med att lämna anbud tills det endast återstår en eller ett fåtal dagar av upphandlingsprocessen. Detta för att säkert kunna ta del av alla frågor och svar som ställs under annonseringstiden.
  3. Anbud måste ha inkommit till kommunen senast på den dag som angivits som sista anbudsdag i förfrågningsunderlaget. Anbud som inkommer senare än detta datum får ej tas upp till prövning, oavsett anledningen till förseningen.^
  4. Alla dokument och all information som efterfrågas i förfrågningsunderlaget måste finnas med i det anbud som lämnas in. Detta eftersom lagen om offentlig upphandling vanligtvis inte medger att leverantörer kompletterar sina anbud i efterhand.
  5. Lämna inga reservationer! Reservationer i anbudet kan i värsta fall leda till att anbudet förkastas. Ett exempel på en otillåten reservation kan vara att ett lämnat pris gäller endast under förutsättning att kommunen garanterar en viss inköpsvolym.
  6. Under den tid som kommunen utvärderar inkomna anbud gäller absolut sekretess. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.
  7. Efter att tilldelningsbeslutet har meddelats blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut handlingarna. Om en leverantör vill sekretessbelägga uppgifter i inkomna anbud måste det framgå klart och tydligt av anbudet vilka uppgifter man önskar sekretessbelägga samt anledningen till detta (Giltiga anledningar hittar man i Offentlighets- och sekretesslagen). Vanligtvis medges inte sekretessbeläggning av anbud.
  8. Ifrågasätt tilldelningsbeslutet! I och med att anbuden blir offentliga handlingar kan ni begära ut konkurrenternas anbud och granska så att upphandlingsprocessen har gått rätt till. Om ni tycker att kommunen har gjort fel och ni har lidit skada av felet (exempelvis genom att ni hamnat på andra plats i rangordningen men tycker att den som rangordnats som nummer ett borde blivit utesluten) kan ni ansöka om överprövning av upphandlingen. Ansökan om överprövning lämnas in till den förvaltningsrätt där kommunen har sin hemvist. För Simrishamns kommun är detta förvaltningsrätten i Malmö. Mer information om överprövning hittar ni här.
  9. Om ni har vunnit ett ramavtal, fråga kommunen hur man avser att kommunicera avtalet internt. Vanligtvis är kommunen förpliktigade att handla från den leverantör man har tecknat ramavtal med, men det är viktigt att beställarna i kommunen får reda på detta så att ni inte går miste om kontrakt på grund av att en beställare inte känner till ramavtalet.
  10. Delta i upphandlingar i flera kommuner. Ystad, Tomelilla, Sjöbo och Simrishamn har alla riktlinjer som säger att flera leverantörer ska tillfrågas vid tilldelnings av kontrakt som överstiger 30 000 kronor, och att kontrakt som överstiger 100 000 kronor ska annonseras på hemsidan. Även övriga kommuner i Sverige har liknande riktlinjer som är politiskt beslutade. Om ni inte har fått chansen att konkurrera om ett sådant kontrakt, ifrågasätt varför och anmäl intresse till kommande upphandlingar.

Inköp från ramavtal och e-handel

Att vara ramavtalsleverantör till kommunen innebär att man är den leverantör som kommunen först vänder sig till när man behöver köpa varor och tjänster inom ramen för ramavtalet. Ramavtal konkurrensutsätts och upphandlas vanligtvis i samverkan med en upphandlare i kommunen. När ett ramavtal är tecknat lägger kommunen upp det i den interna avtalsdatabasen och informerar om det till berörda chefer och beställare.

Kommunen använder sig av ett e-handelsystem där man kan beställa varor från vissa utvalda ramavtal. De ramavtal som väljs ut är exempelvis de som är tecknade med många leverantörer av varierande storlek (Livsmedel) eller de där antalet beställare är stort (kontorsmaterial). De flesta beställare i kommunen har tillgång till e-handelsystemet och att bli upplagd där ökar chansen att erhålla kontrakt från kommunen. Om man har vunnit ett ramavtal kan man kontakta upphandlare i kommunen för att se över möjligheten att bli upplagd i e-handelsystemet.

Vad gäller vid direktupphandling

Detta innebär kommunens riktlinjer för direktupphandling för dig som leverantör.

1. Har kommunen ett ramavtal som täcker in det du vill sälja?
Kommunens chefer får inte handla från ert företag om det ni vill sälja omfattas av ett aktuellt ramavtal. Kolla när kommunen ska upphandla ett ramavtal nästa gång och anmäl intresse för att delta i den upphandlingen. Om ramavtalet omfattar för många områden för att ni ska kunna lämna anbud på alla, ifrågasätt om det inte är möjligt för kommunen att dela upp upphandlingen i mindre delar.

2. Kostar det ni vill sälja under 30 000 kronor?
Marknadsför produkten och/eller tjänsten direkt till den chef som skulle kunna tänkas vara intresserad av den. Om chefen ser ett behov av er vara/tjänst i sin verksamhet har hen rätt att genomföra ett direktinköp från er.

3. Kostar det ni vill sälja över 30 000 kronor?
Uppmärksamma cheferna på fördelarna med produkten och/eller tjänsten ni vill sälja. Anmäl intresse så att ni får vara ett av de företag som får lämna offert. Om chefen redan har köpt produkten eller tjänsten ifrån en annan leverantör, ifrågasätt varför inte ni blev tillfrågade och anmäl intresse för att få lämna offert vid nästa tillfälle.

Alla synpunkter på hur bra cheferna följer våra interna riktlinjer kring upphandling är välkomna.

Uppföljning

Kommunen följer upp alla sina avtalsleverantörer med jämna mellanrum. Hur omfattande uppföljningen är beror på avtalets betydelse för verksamheten och vilka risker som eventuella felleveranser eller andra avvikelser innebär. En leverantör som driver ett särskilt boende i kommunen kommer att följas upp oftare och mer proaktivt än en leverantör som säljer blommor. Vissa grundläggande kontroller görs dock alltid, både inför avtalstecknande och löpande under avtalstiden. Dessa är: 

- Kontroll av om leverantören är dömd för brott i yrkesutövningen.
- Kontroll av leverantörens ekonomiska status, kreditvärdighet.
- Kontroll av att leverantören sköter inbetalning av skatter och avgifter.

Om väsentliga brister uppmärksammas vid dessa kontroller kan det leda till att kommunen säger upp avtalet med leverantören.

Vilka kontroller som utförs utöver grundkontrollerna varierar som sagt från avtal till avtal, men några exempel kan vara:

- Kontroll av kvalitets- och miljöledningssystem.
- Granskning av fakturor.
- Löpande uppföljning av volymförändringar.
- Löpande uppföljning av indikatorer och nyckeltal.
- Anmälda och oanmälda verksamhetsbesök hos leverantören.
- Kontroll så att levererade produkter eller tjänster uppfyller den kvalitet som utlovats.

Vilka konsekvenser olika avvikelser får för leverantörerna varierar också från avtal till avtal samt hur allvarlig avvikelsen är. De sanktioner som brukar användas är:

- Skriftligt påpekande.
- Innehållen betalning.
- Prisavdrag.
- Vite.
- Uppsägning av avtal.
- Hävning av avtal.

Julklappsmässan

Kommunen anordnar en julklappsmässa varje år på hösten. På mässan ges företagare möjlighet att visa upp förslag på julklappar till kommunens anställda. Samtliga chefer i kommunen ska genomföra sina julklappsinköp från de företag som ställer ut på mässan.

Exakt datum och plats för mässan kan variera från år till år men vanligtvis ser det ut som nedan:

Datum: Någon gång i mitten av oktober i samband med en chefsdag.
Plats: Fullmäktigesalen i Rådhuset.
Julklappar: Ska kosta XXX kr exkl. moms. Exakt belopp beslutas från år till år.
Deltagare: Kommunens chefer och eventuellt övriga anställda. Om andra organisationer är intresserade av att köpa julklappar är även dessa välkomna på mässan. Även de företag som deltar på mässan kan ju passa på att köpa julklappar till sina anställda från de andra utställarna.

Vill du ha mer information eller är intresserad av att ställa ut på mässan? Kontakta Marcus Bäckström på ekonomienheten. Vi tar emot intresseanmälningar under hela året. Din intresseanmälan ska innehålla företagsnamn, organisationsnummer, kontaktuppgifter (e-post och telefon) samt en kortfattad beskrivning av de produkter eller tjänster ni säljer.