Upphandling och inköp

Välkommen till kommunens sida om upphandling och inköp. Här kan du söka information om:

  • Aktuella händelser som rör kommunens upphandling.
  • Vår upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer.
  • Våra aktuella avtal.
  • Hur kommunens processer kring upphandling och inköp ser ut.
  • Vad du som leverantör ska tänka på när du vill sälja till kommunen.

... och mycket mer. Saknar du någon information på den här sidan? Välkommen med synpunkter till oss.

Nyheter

2016-09-13
Du som har varit inne på den här sidan tidigare märker nog att den har genomgått en stor förändring. Syftet med förändringen är att underlätta för dig som medborgare och/eller leverantör till kommunen att hitta den information som är relevant för dig. Vi har nu till exempel en hel sida enbart dedikerad till dig som vill sälja varor och tjänster till kommunen.

Upphandlingsverksamheten i Simrishamn har genomgått flera förändringar de senaste åren och att uppdatera hemsidan är ännu ett led i förändringsarbetet. Hoppas att du gillar förändringarna.

För den senaste och mest aktuella informationen är du välkommen att besöka kommunens upphandlingsblogg.

Aktuella upphandlingar och avtal

De upphandlingar som för tillfället annonseras hittar du på länken nedan:
Aktuella upphandlingar

Vilka avtal som för tillfället finns i kommunens avtalsdatabas kan du se på länken nedan:
Avtalsdatabas

Om du vill ha mer information om vad som är bra att tänka på när du ska lämna anbud så kan du gå vidare till vår sida för leverantörer.

Policy och riktlinjer

Upphandlingspolicyn ska tillämpas vid all upphandling av varor, tjänster och entreprenader i Simrishamns kommun. Den är grunden för övriga styrdokument som berör upphandlingsverksamheten. Policydokumentet, och även övriga styrdokument, ser i princip likadana ut i Sjöbo, Ystad, Tomelilla och Simrishamn.

Tillämpningsanvisningarna till upphandlingspolicyn beskriver mer detaljerat hur vi praktiskt ska genomföra upphandlingar och vem som ansvarar för vilka delar av upphandlingsprocessen.

I riktlinjerna för direktupphandling (sammanfattade här) beskrivs hur kommunen ska agera vid inköp som ej omfattas av upphandlingslagstiftningen, det vill säga direktupphandlingar. Alla inköp under 535 000 kronor som inte omfattas av ramavtal är per definition direktupphandlingar. Om beloppsgränsen överskrids räknas direktupphandlingen som otillåten. Avtal som tecknats genom en otillåten direktupphandling kan ogiltigförklaras av förvaltningsrätten. Dessutom riskerar kommunen att åläggas en upphandlingsskadeavgift av Konkurrensverket.

För närvarande har kommunen interna rutiner för direktupphandlingar enligt nedan. Beloppen avser enskilda inköp:

0-30 000 kr: Om inköpet inte omfattas av ett gällande ramavtal och de sammanlagda inköpen av liknande varor och tjänster inte överstiger 100 000 kronor per år är direktinköp tillåtet. Vid direktinköp beslutar chefen själv varifrån varan eller tjänsten ska köpas.

30 001-100 000 kr: Minst tre leverantörer bör kontaktas, offerter bör vara skriftliga och en grundläggande leverantörskontroll bör göras.

100 001-535 000 kr: Förutom ovanstående bör inköpet annonseras på hemsidan. Dessutom ska en mall över hur inköpet har genomförts fyllas i och dokumenteras.

Det här innebär riktlinjerna i praktiken för dig som leverantör:

  1. Har kommunen ett ramavtal som täcker in det du vill sälja?
    Kommunens chefer får inte handla från ert företag om det ni vill sälja omfattas av ett aktuellt ramavtal. Kolla när kommunen ska upphandla ett ramavtal nästa gång och anmäl intresse för att delta i den upphandlingen. Om ramavtalet omfattar för många områden för att ni ska kunna lämna anbud på alla, ifrågasätt om det inte är möjligt för kommunen att dela upp upphandlingen i mindre delar.
  2. Kostar det ni vill sälja under 30 000 kronor?
    Marknadsför produkten och/eller tjänsten direkt till den chef som skulle kunna tänkas vara intresserad av den. Om chefen ser ett behov av er vara/tjänst i sin verksamhet har hen rätt att genomföra ett direktinköp från er.
  3. Kostar det ni vill sälja över 30 000 kronor?
    Uppmärksamma cheferna på fördelarna med produkten och/eller tjänsten ni vill sälja. Anmäl intresse så att ni får vara ett av de företag som får lämna offert. Om chefen redan har köpt produkten eller tjänsten ifrån en annan leverantör, ifrågasätt varför inte ni blev tillfrågade och anmäl intresse för att få lämna offert vid nästa tillfälle.

Alla synpunkter på hur bra cheferna följer våra interna riktlinjer kring upphandling är välkomna.

Upphandlingsprocessen

En sammanfattning av upphandlingsprocessen hittar du här.
En sammanfattande bild av hur kommunen jobbar med målstyrning i upphandling hittar du här.
En mall för offertförfrågan som används vid större direktupphandlingar hittar du här.

Kommunen har under första halvåret 2016 jobbat med att dokumentera upphandlingsprocessen, upprätta nya mallar och rent allmänt förtydliga ansvarsfördelning och rutiner som ska gälla i hela kommunen. Syftet med arbetet har varit att alla i kommunen ska veta vad som förväntas av dem vid en upphandlingsprocess, att upphandlingsarbetet ska bli mindre beroende av enskilda personer och att vi ska bli mer effektiva i vårt arbete med uppföljning av avtal. Nedan ges en kortfattad beskrivning av de olika delarna i processen. Ni kan också ladda hem och ge synpunkter på de underlag som vi använder. 

Inför upphandling
En upphandling initieras alltid av en chef som behöver göra en anskaffning. Inför upphandlingen diskuteras upphandlingens grundläggande förutsättningar, till exempel omfattningen av det som ska upphandlas, upphandlingens syfte och om det finns andra verksamheter i kommunen som kan ha ett liknande behov. Vid upphandlingar över gränsen för direktupphandling hålls ett uppstartsmöte där personer med olika funktioner i kommunen bjuds in för att diskutera det som upphandlas och hur man bäst ska lägga upp det kommande arbetet för att ta hänsyn till hela kommunens behov.

Förstudie
En förstudie görs vanligtvis inför upphandlingen för att se vad marknaden har att erbjuda. Exempel på aktiviteter som kan genomföras är dialog med näringslivet, dialog med andra kommuner som genomfört liknande upphandlingar, genomgång av tidigare upphandlingsunderlag, utvärdering av tidigare avtalsperiod eller dialog med expertfunktioner inom områden som miljö, tillgänglighet och IT. Hur omfattande förstudien är skiljer sig beroende på omständigheter som avtalets längd och värde och avtalets påverkan på organisationen.

Förfrågningsunderlag
Med förstudien som grund ställs de krav som tillsammans utgör ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget ska innehålla de krav som är relevanta för att avtalet ska vara användbart för kommunen som helhet. Man brukar säga att om varje enskilt krav som ställs är enkelt, ändamålsenligt, uppföljningsbart och innovationsvänligt så får man ett förfrågningsunderlag som är heltäckande och uppföljningsbart samtidigt som det inte är onödigt omfattande eller detaljstyrande.

Annonsering och utvärdering
När förfrågningsunderlaget är beslutat ska det annonseras. Under annonseringstiden (Vanligtvis 10-40 dagar beroende på upphandlingens omfattning) får potentiella anbudsgivare chans att ställa frågor och kommunen kan ge vissa förtydliganden. När annonseringstiden är slut öppnar kommunen de anbud som inkommit, utvärderar dessa och fattar beslut om vilken anbudsgivare som ska tilldelas kontraktet.

Tilldelning och avtal
När tilldelningsbeslutet är skickat har de anbudsgivare som inte erhållit kontrakt möjlighet att granska kommunens utvärdering under en viss tid, vanligtvis 10 dagar. Under den här tiden får kommunen inte teckna avtal med vinnande anbudsgivare och övriga anbudsgivare har möjlighet att överpröva kommunens beslut. Om ingen ansökan om överprövning har lämnats till förvaltningsrätten vid tidsperiodens utgång får kommunen teckna avtal. När avtalet undertecknas är upphandlingsprocessen avslutad.

Dokumentation och överlämning
Efter avtalstecknandet sammanställs och diarieförs alla för upphandlingen relevanta handlingar och avtalet implementeras i organisationen. Om avtalet påverkar många delar av organisationen läggs det upp information om avtalet på intranätet och ett uppstartsmöte kan hållas där leverantören får presentera sig och sin verksamhet.

Avtalsperiod
Under avtalsperioden genomförs de uppföljningsaktiviteter som beslutats under upphandlingsprocessen. Exempel på uppföljningsaktiviteter kan vara regelbundna möten med leverantören, fakturakontroller, granskning av hur varan/tjänsten uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget eller löpande uppföljning av effektmål för exempelvis miljö eller trygghet.

Kontakt

Om du har frågor om upphandlingsarbetet i Simrishamns kommun är du välkommen att höra av dig till upphandlingsstrateg Marcus Bäckström:

E-post: marcus.backstrom (at) simrishamn.se
Telefon: 0414-81 91 23

Om du vill ha någon som kommer ut och pratar om offentlig upphandling på exempelvis företagarträffar och liknande i sydöstra Skåne så ställer vi gärna upp, under förutsättning att ni hör av er i god tid.