Varför, varför, varför?

”5 varför” är en metod som Toyota använder sig för att komma till roten av en frågeställning eller ett problem. Kortfattat går det ut på att man ställer frågan ”Varför”, sen svarar man på den och upprepar processen minst fyra gånger till för att komma till källan av ett problem.

Inga jämförelse i övrigt, men i möte med verksamheterna har jag märkt att samma metodik med fördel kan användas när de redan vet vilken leverantör de vill ha när upphandlingsprocessen börjar:

  • Vi måste ha leverantör X.
    • Varför?
  • För att arbetet blir bra utfört.
    • Varför blir arbetet bra utfört?
  • För att de har bäst konsulter.
    • Varför är deras konsulter bäst?
  • För att de bara använder konsulter som är certifierade enligt cert X.
    • Varför är den certifikationen bra?
  • För att den säkerställer att konsulterna har minst fem års arbete och de har fått avlägga ett prov som visar på kunskap.

Upphandlingskrav: Konsulterna ska ha minst fem års erfarenhet, alt. Konsulterna ska vara certifierade enligt cert X.

  • Leverantören måste finnas på plats i Simrishamn.
    • Varför?
  • För att det krävs lokalkännedom för att utföra arbetet?
    • Varför?
  • För att det ibland är bråttom att åtgärda ett fel.
    • Varför är det bråttom att åtgärda felet?
  • För om felet inte blir åtgärdat inom 60 minuter kan X ske.

Upphandlingskrav: Leverantören ska vid akuta uppdrag ha en inställelsetid på 60 minuter, samt ha en jourtelefon.

 Mycket av mitt arbete i en liten kommun går ut på att hjälpa verksamheterna att komma till kärnan av vad deras behov är. Vanligtvis vet de det redan när man träffas första gången (de vet ju vilken leverantör de tycker är bra inom området), och då kan man använda metodiken ovan för att hjälpa dem att formulera kraven på varan eller tjänsten. Krav på en viss leverantör är förstås aldrig tillåtna, men krav på inställelsetid och krav på certifiering av konsulter kan vara det givet att det faktiskt motsvaras av verksamhetens behov.