Vardagsinnovation - Eller, gör en upphandlare "bara" upphandlingar?

Är en avtalsdatabas bara till för ramavtal? Måste en upphandling alltid bli en upphandling? Och är en persons behov alltid överensstämmande med verksamhetens behov? I det här inlägget tänkte jag skriva lite om olika arbetsuppgifter som jag har som inte direkt rör upphandling av avtal – men som ändå skapar någon form av värde i organisationen.

Är en avtalsdatabas bara till för ramavtal?
Enligt alla processer vi har som rör inköp så inpräntar vi en sak i våra beställare: Ramavtal ska användas i första hand. Vänd er till avtalsdatabasen för att se om vi har ramavtal.

Detta tycker jag att våra beställare är väldigt bra på. Problemet är att jag själv tidigare kanske har tänkt lite fel kring vad en avtalsdatabas är för någonting. Om den bara är till för ramavtal så kan jag hjälpa och underlätta för beställaren – så länge vi har ett upphandlat ramavtal. Men i en mindre kommun är det samtidigt många områden som inte upphandlas. Det kan förstås finnas olika anledningar till det, men den vanligaste är att avtalsområdet är för litet. Det lönar sig helt enkelt inte.

Samtidigt så löser det ju inga problem för beställaren som kommer in i avtalsdatabasen med frågor kring hur man ska lösa sitt inköpsbehov. Om man söker på ”hjärtstartare” eller brandskyddsutbildning så hittar man inget ramavtal. Men sen då? Ofta kommer frågan till mig och jag har ofta samma svar: ”Det har vi inget avtal på, ni får använda er av riktlinjerna för direktupphandling”.

Är det inte bättre att beställaren får den här informationen direkt i avtalsdatabasen. Även om vi inte har ett ramavtal för hjärtstartare så kan det ändå vara viktigt att veta att man ska kontakta säkerhetschefen om man har frågor kring detta, då han har en lista över alla hjärtstartare som finns i kommunen och säkerställer att de servas med jämna intervall. Och om man vill ha en brandskyddsutbildning, är det inte då bra att man får veta direkt i avtalsdatabasen att vårt räddningstjänstbolag erbjuder en sådan utbildning – så behöver man inte själv leta vidare hos externa leverantörer.

Därför har jag börjat lägga upp även avtalsområde utan ramavtal i avtalsdatabasen – då det underlättar för beställarna och i förlängningen mig själv (jag får mindre frågor). Nedan några exempel på hur det ser ut för beställaren om man går in i avtalsdatabasen och söker på ”hjärtstartare”. Mycket bättre än att inte få någon information över huvud taget.

Vardagsinnovation1

Vardagsinnovation2

Är ett upphandlingsbehov alltid ett upphandlingsbehov?
I en mindre kommun kan det ofta vara svårt att få en fungerande konkurrens på vissa områden. Fika till möte är en sådan. Utbudet är begränsat, och i många fall finns det bara ett eller i bästa fall ett fåtal externa bagerier för verksamheterna att vända sig till för att göra inköp.

Sedan en tid tillbaka har jag drivit ett projekt tillsammans med kostenheten med syfte att de, på prov, ska erbjuda mötesfika inkl. leverans till en del av kommunens verksamheter. Istället för att göra en upphandling i begränsad konkurrens försöker vi alltså lösa en del av behovet internt. Kostenheten köper livsmedel regelbundet från våra livsmedelsleverantörer och har inga problem att anpassa beställningarna efter kommunens övriga verksamheters önskemål – så länge de har lite framförhållning. De fixar sen med fika för avhämtning i köket, alternativt med leverans till ett fåtal platser i kommunen. Fördelen är att verksamheterna får billigare fika till sina möten, att de får leverans direkt till sin verksamhet, att de kan få kaffe på termos levererat istället för att lägga tid på att själv brygga kaffe, att de minskar plastanvändningen (eftersom kostenheten levererar muggar och liknande som de sen tar tillbaka och diskar i köket) samt att en större del av pengarna som fikat kostar stannar i kommunorganisationen.

Jag tror att detta är en viktig del av alla upphandlares tankesätt. Om någon efterfrågar en upphandling av en extern leverantör så är det inte alltid en upphandling som är den bästa lösningen på behovet. Många behov går att lösas bättre och enklare internt.

Och ja, man hittar förstås information om hur man beställer i avtalsdatabasen trots att det inte är ett avtal.

 Vardagsinnovation3

Är en persons behov alltid överensstämmande med organisationens behov?
Häromdagen hade jag en diskussion med en kollega. Vi har de senaste åren blivit fler anställda i kommunen, vilket dels har gjort att vi haft lite brist på kontor men också att det har blivit svårare att få tillgång till mötesrum. Kollegan hade stämt av med sin chef om att köpa en tv till sitt eget rum, vilket skulle göra att han inte behövde använda de allmänna mötesrummen bara för att han behövde en TV. Klokt, tyckte jag, och började själv fundera i samma banor eftersom många av mina möten inte har speciellt många personer inblandade – däremot har jag behov av en bildskärm för mig själv eller för en extern part att visa upp presentationer på.

Jag kollade vidare i kommunen för att se om andra hade samma behov och om vi skulle samordna ett inköp av TV-apparater. Några kontor bort ställde jag frågan, men den här personen hade redan löst behovet sedan tidigare – i form av en bärbar miniprojektor som han kunde använda för att koppla in i datorn och projicera olika presentationer direkt på väggen. Detta tyckte han fungerade bra.

Först funderade jag inte så mycket på det, men sen tänkte jag: Om det finns en bärbar miniprojektor några kontor bort som kanske används ett fåtal gånger i månaden…. Är det inte bättre att dela på den här miniprojektorn då så att samma projektor kan användas på flera olika kontor istället för att köpa en TV till varje kontor? Och i förlängningen – vad var behovet hos kollegan från början? Varken han eller jag hade behov av en tv – vi hade behov av ett mötesrum med bildskärm anpassat för få deltagare. Det är inte otänkbart att fler har samma behov som vi, och hur löser vi i så fall organisationens behov på bästa sätt?

Vi får se. Mitt förslag kommer vara att istället för att köpa in 2-3 tv-apparater som löser 2-3 personers behov av mötesrum, så köper vi in 2-3 miniprojektorer som man kan boka genom outlook och hämta i receptionen. Då löser vi istället hela kommunledningskontorets behov – vi ger folk möjlighet att hålla möten på sitt kontor med bildskärm för de som har möjlighet till detta, samtidigt som vi frigör tid i mötesrummen för lite större möten eller för personer som inte har möjlighet att använda en projektor på sina egna kontor. Och vi får en högre nyttjandegrad på inventarierna som vi köper in.

Sammanfattning
Sammanfattningen är väl rätt enkel. Se till att blanda in upphandlare i fler ärenden än bara rena upphandlingar av ramavtal och större kontrakt. De upphandlare jag känner har alla liknande tankesätt som ovan – och jag tror att er organisation i längden kommer spara pengar och underlätta för verksamheterna om ni bara rådfrågar er upphandlings/inköpsavdelning i fler ärenden än tidigare.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström