Vad menas med en upphandlingsprocess?

En lyckad upphandling förutsätter en tydlig och kvalificerad beställarorganisation.

Texten är från Upphandlingsmyndighetens hemsida och tycker jag säger rätt mycket. Vet inte olika personer i organisationen vilket ansvar man har så kommer man aldrig att lyckas bli framgångsrik med ett strategiskt inköpsarbete, och i förlängningen får man sämre upphandlingar. I vårt pågående arbete med förändring av upphandlingsorganisationen har vi försökt att grundligt gå igenom olika processer kopplade till inköpsverksamheten, definiera roller och ansvar och definiera olika typer av upphandlingar och inköp samt vad som skiljer dessa åt. Detta är nog kunskap som alltid funnits i organisationen, men om man inte skriver ner och tydliggör den så kommer det med tiden skapas olika förväntningar i olika delar av organisationen – något som kan bli problematiskt om man försöker skapa en inköpsverksamhet som ska fungera likvärdigt i hela kommunen.

En Upphandlingsprocess ser ofta ungefär likadan ut från början till slut (även om omfattningen av processen såklart kan skilja sig väsentligt). Processen inleds med ett behov och avslutas med att avtal tecknas. Eventuellt räknar man även in uppstartsmöte med leverantören, avtalsuppföljningen och/eller avtalsimplementationen som en naturlig del av upphandlingsprocessen.

Trots att upphandlingsprocessen ser likadan ut så kan ansvaret för olika delar av processen skilja sig väsentligt beroende på vad det aktuella behovet är. För att kunna definiera de olika processerna har vi under arbetet med ny organisation identifierat tre olika typer av upphandlingsprocesser (här bortser vi från avrop från ramavtal med/utan förnyad konkurrensutsättning, annars är det egentligen fem olika inköpsprocesser): Olika upphandlingsprocesser

Bilden är en grov förenkling av vad som karaktäriserar de olika upphandlingarna, men bara genom att göra uppdelningen så förstår man att ansvaret genom hela inköpsprocessen bör se olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsprocess man påbörjar. Nedan ges bara ett exempel, men det finns många fler:

Vid kommunövergripande ramavtalsupphandlingar måste ramavtalet passa många verksamheter i kommunen och uppfylla flera olika intressenters behov. Här är det lämpligt om upphandlaren tar ett större ansvar för kravställning och samordning av upphandlingen än vid en förvaltningsspecifik upphandling, där behovet är väldigt specifikt för en eller ett fåtal verksamheter i kommunen. Tänk skillnaden mellan ett ramavtal där hela kommunen ska beställa datorer och datorutrustning och ett enskilt avtal där IT-enheten ska köpa in en stor mängd servrar. I det förra fallet kan upphandlaren bjuda in till ett möte med representanter från olika förvaltningar (beställare, budgetansvariga chefer, fakturaansvariga…) och specialistfunktioner från exempelvis IT-enheten för att försöka fånga behovet och sen hitta en bra kravställning som passar hela kommunen. Den färdiga kravställningen skickas sedan ut till gruppen för kvalitetssäkring och synpunkter. I det senare fallet är det kanske mer lämpligt att IT-enheten, som är den enda enheten som har ett behov, börjar med att ställa krav på avtalsföremålet och att man sedan skickar en färdig kravställning till upphandlaren som då kvalitetssäkrar kravställningen mot lagstiftningen. Samma upphandlingsprocess har därmed fått helt olika karaktär beroende på vilken typ av avtal som den ska resultera i. Att rollfördelningen i de här olika fallen formaliseras tror jag är av yttersta vikt för att organisationen ska kunna förstå och planera sina inköp på ett lämpligt sätt.