Samordnad varudistribution: Leverantörsdialog och RFI

I mitten av nästa år löper kommunens nuvarande avtal för samordnad varudistribution ut och därför håller vi för tillfället på med en ny upphandlingsprocess. För närvarande ligger distributionscentralen (DC) i Ystad. Det nuvarande avtalet innebär att en distributör levererar varor från DC i Ystad till alla verksamheter i Ystads kommun, Tomelilla kommun och Simrishamns kommun. Utgångspunkten är att kommande avtal ska omfatta samma kommuner.

Inför varje större upphandling görs en förstudie. En förstudie kan vara mer eller mindre omfattande och innefattar exempelvis att ta in synpunkter från intressenter om hur den tidigare avtalsperioden fungerat, hur väl den tidigare upphandlingens syfte och mål har uppnåtts, hur den aktuella marknaden ser ut och så vidare.

Som jag tidigare skrivit kommer vi att inför den här avtalsperioden genomföra en leverantörsdialog, det vill säga, vi kommer att ta in synpunkter från de aktörer som dagligen verkar på den aktuella marknaden. Leverantörsdialogen genomförs i Ystad kommun den 18:e oktober och det är fritt fram för alla intresserade leverantörer att anmäla sig. Dialogen kommer att utgå från en fast agenda med frågor som kommunerna anser särskilt viktiga att få svar på inför kommande avtalsperiod. Kan man inte delta på dialogen finns det också möjlighet att ta del av frågorna och besvara dessa skriftligt.

Syftet med att genomföra dialogen är att få leverantörernas synpunkter på hur kommunen på bästa sätt uppfyller upphandlingens mål (Minskad miljöpåverkan, ökad trafiksäkerhet, ökad leveransprecision, ökad möjlighet för små och medelstora leverantörer att leverera varor till kommunerna) samt att säkerställa att det resulterande avtalet är tydligt, har en ändamålsenlig riskfördelning, inte innehåller onödigt kostnadsdrivande och konkurrensbegränsande krav samt säkerställer en bra och långsiktig avtalsrelation med den leverantör som blir antagen. Frågeställningar inkluderar exempelvis hur en ersättningsmodell bör vara utformad (Fast/rörlig/målbaserad ersättning, eller en kombination av dessa?), vilka risker som respektive part bör bära och om det finns krav i det tidigare förfrågningsunderlaget som bidrar negativt till kommunens målbild.

Informationen från leverantörsdialogen kommer att sammanställas och analyseras tillsammans med övrig information i förstudien inför det kommande arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Förmodligen ett arbete jag kommer ha anledning att återkomma till här på bloggen framöver.