Risker och små leverantörer - exempel

För någon månad sedan skrev jag ett inlägg om risker i kontrakt och hur detta kan kopplas till huruvida små företag kan delta i offentliga upphandlingar eller inte. Idag ska jag ta upp ett annat exempel på hur man kan reducera risken för en liten verksamhet när det gäller att få kontrakt med en kommun.

Lite påhittade förutsättningar:

  • Kommunen ska upphandla fordonsservice.
  • Kommunen har 60 personbilar.
  • Personbilarna leasas i 3 år och byts sedan ut mot nya fordon.

Här kan man tänka sig lite olika alternativ för upphandlingsförfarandet. Man kan upphandla ett tjänsteavtal som innebär att vinnande leverantör ska ta över servicen för hela kommunens fordonsbestånd vid ett givet datum. Det ställer stora krav på att det finns en rimlig uppstartsperiod för de leverantörer som vill lämna anbud. Det kan också innebära en väsentlig förändring av en liten leverantörs verksamhet. En leverantör med en omsättning på, säg, 3 miljoner kronor som plötsligt får ett kontrakt värt ytterligare 2 miljoner kronor kommer behöva anställa, investera och på andra sätt utöka sin verksamhet. Det krävs en hel del för att lyckas med det. Liknande, dock omvända, problem kommer man ställas inför om man förlorar kontraktet några år senare.

Hur skulle man kunna påverka risken för mindre leverantörer i det här fallet? Ett sätt skulle kunna vara att man, istället för ett tjänsteavtal, upphandlar ett ramavtal som man sedan avropar servicekontrakt från. Servicekontraktens längd bestäms av fordonets leasingperiod, det vill säga, ett kontrakt gäller i tre år tills man lämnar tillbaka fordonet och ersätter det med ett nytt. Detta kan hjälpa levreantörer att successivt utöka sin verksamhet och, i slutet av avtalsperioden, successivt trappa ner.

Leasingavtal

 - Gröna och röda linjer representerar antalet kontrakt för fordonsservice som avropas per år (20 stycken) och deras löptid (3 år)
- Gröna linjer visar Leverantör1s kontrakt under första ramavtalsperioden (4 år), röda linjer Leverantör2s kontrakt under andra ramavtalsperioden.
- Siffrorna visar hur många kontrakt Leverantör1 har vid utgången av varje år.

I bilden syns det tydligt vilken skillnad det gör för en Leverantör1 att upphandla ett ramavtal för fordonsservice istället för ett tjänstekontrakt. Istället för att ha service på 60 fordon från dag 1 och fyra år framåt, så har man 20 fordon efter år 1, 40 fordon efter år 2, 60 fordon  efter år 3 och 4, 40 fordon efter år 5 och 20 fordon efter år 6. Leverantören har alltså fortfarande totalt 240 ”fordonsår” men det sprids ut över en längre period och det blir en mjukare övergång och ett mjukare avslut på avtalsperioden.

 Hur det fungerar i praktiken? Vi upphandlade nyligen fordonservice för första gången, vilket resulterade i den här artikeln i Österlenmagasinet. Jag tycker att teorin som beskrivs ovan lyser igenom rätt tydligt i artikeln, bland annat i följande formuleringar:

 Med kommunavtalet i ryggen vågar firman nyanställa. Annons är redan ute.

– Vi bedömer att vi tills vidare klarar oss med en till, så att vi blir fyra. Vi börjar där i alla fall. Möjligen kommer det också hit ytterligare en kille som vill jobba som konsult och då tar vi in honom vid behov, säger Sixten Bengtsson.

Alla 120 kommunala bilar omfattas inte av kontraktet. Fortfarande finns det en del löpande serviceavtal hos andra bilfirmor för delar av bilparken. Men alla nya bilar hamnar hos Simrishamns Bilservice och så även de äldre bilar som saknar serviceavtal.

Eftersom kommunen köper in ungefär 20 nya bilar om året kommer uppdraget successivt att omfatta en allt större del av bilparken.

Redan första veckan i maj fick Simrishamns Bilservice in två kommunbilar för reparation och fler är inbokade för service och hjulskifte. Men än är det oklart exakt hur kommunavtalet, som totalt sträcker sig över fyra år med en avstämning efter det första året, kommer att påverka verksamheten.

– Vi sköter det efter hand och ställer upp och fixar. I år blir det nog inte så mycket, men det blir sannolikt betydligt mer nästa år och även året därpå, säger Johan Nilsson.

Ett annat sätt att underlätta samarbetet mellan kommunens verksamheter (som beställer fordonsservice) och ramavtalsleverantören är att redan innan upphandlingen går ut ta fram en beställningsblankett som reglerar vilka tjänster/produkter som kan avropas, till vilket pris och lite annan viktig information. Verksamheterna har ofta inte nytta av all information som står i ett ramavtal, utan man vill ha den information som är relevant för dem. I ramavtalet för fordonsservice annonserade vi den här blanketten som en del av upphandlingsdokumenten, och efter avslutad upphandling uppdaterade vi bara med de uppgifter vi då visste: priser, leverantörsnamn och liknande. Blanketten hamnar i vår avtalsdatabas tillsammans med ramavtalet, där alla anställda som hanterar fordon har tillgång till den.

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg