Publikation - Public procurement guidance for practitioners

Upphandling24 skrev i förra veckan att det kommit en ny version av rubricerad publikation. Personligen tycker jag att det är en av de bättre beskrivningarna av praktiskt inköpsarbete som finns ute, och dessutom gratis här.

Även om vissa delar verkar anpassade för personer som jobbar med inköp men kanske inte nödvändigtvis har upphandling som sitt huvudyrke, så finns det också många verktyg och tips som går att använda för erfarna upphandlare. Utan inbördes ordning skulle jag säga att de mest intressanta delarna går att hitta på följande sidor:

Exempel på verktyg för marknadsanalys från Skottland – sidan 25
Förslag på hur man lägger upp en strategisk plan för upphandlingen – sidan 29
Matris med för- och nackdelar med olika upphandlingsförfarande – sida 36
Mall för att planera resurser i ett upphandlingsprojekt – sida 53
Exempel på utvärderingsmatris Pris/Kvalitet med kriterier och underkriterier – sida 96
Exempel på struktur för utvärderingsrapport – sida 100
Verktyg för implementation av kontrakt – sida 105
Riskanalys i upphandling – sida 108
Matris över vilka ändringar av kontrakt som är tillåtna i nya lagstiftningen – sida 113
Vanliga fel (vid utvärderingar av upphandlingar inom EU-projekt) – sida 118
Checklista för att ta fram kravspecifikation – sida 125
Checklista för att utvärdera upphandlingsprocessen – sida 127
Mall för intygande om frånvaro av intressekonflikt i upphandling – sida 132

Förutom dessa specifika verktyg och exempel tycker jag höjdpunkten i publikationen är diskussionen om det inledande arbetet och vikten av att definiera behovet tidigt i processen (s. 17-19). Finns det ens ett behov av en upphandling? Publikationen tar upp två exempel EU-projekt nekats ersättning för vad de anser är ”onödiga” inköp.

Det ena handlar om inköp av datorer för att ersätta befintlig utrustning som ännu inte var fullt avskriven. Enligt myndigheten var inköpet nödvändigt för att använda ny mjukvara. Enligt granskarna hade den nya mjukvaran kunnat användas på de tidigare datorerna.

Det andra handlar om att en myndighet köpt en ny maskin för vägunderhåll. Enligt granskarna fanns det flera andra likadana maskiner i andra delar av myndigheten som inte användes eller användes mycket sällan, vilket gjorde att inköpet var oberättigat. Myndigheten kunde istället för att köpa en ny maskin ha använt en av de maskiner som redan fanns tillgängliga.

En ytterligare sammanfattning av publikationen och hur man undviker de vanligaste felen går att hitta här.