Ny lagstiftning och dynamiska inköpssystem

​Den 1 januari 2017 kommer den nya upphandlingslagstiftningen att börja gälla i Sverige. Delar av lagstiftningen har varit i effekt sedan början av året eftersom det är ett EU-direktiv, men vid årsskiftet får vi vår egen, svenska tolkning av lagen. Lagen innebär inte (vad jag vet idag) att vi behöver ändra något kring våra interna riktlinjer för direktupphandling. Över gränsen för direktupphandling är ändringarna dock rätt omfattande och innebär både nya svårigheter och nya möjligheter för oss som upphandlande myndighet.

En av möjligheterna (om man ska fokusera på det positiva) är att lagen öppnar för användning av så kallade dynamiska inköpssystem. Ett dynamiskt inköpssystem liknar ett ramavtal men med några väsentliga skillnader, illustrerade i bilden nedan.

Dynamiskt Inköpssystem.PNG 

Kortfattat kan man säga att ett dynamiskt inköpssystem är ett ramavtal som annonseras kontinuerligt. Leverantörer ansöker löpande om att kvalificera sig för det dynamiska inköpssystemet, vilket betyder att ingen leverantör blir utestängd från marknaden under en längre tid. Det ger också en möjlighet för nystartade företag att direkt ansöka om att få vara med i inköpssystemet.

Det är ännu oklart vilka avtalsområden som lämpar sig bäst för dynamiska inköpssystem. Direktivet pratar om dynamiska marknader (Konsulttjänster), Marknader där produkter utvecklas snabbt (Fordon, datorer) eller andra marknader där behovet kan förändras över tid beroende på förändringar inom kommunen.

Exempel: Kommunen upprättar ett dynamiskt inköpssystem för datorinköp inkl. tillbehör. Efter några månader har fem leverantörer ansökt om att få vara med i systemet. Dessa har kvalificerats löpande av upphandlingsavdelningen. För att vara med i systemet har man satt upp följande regler:

- Leverantören ska ha en webbshop.
- Webbshopen ska innehålla minst x produkter från minst y olika leverantörer.
- Priser och lagersaldo ska alltid framgå av webbshopen.

 Man sätter upp två regler för hur inköp ska göras från systemet:

1. Vid beställning av upp till 10 datorer (kompletteringsköp) ska inköp göras från den leverantör som för tillfället är billigast och har varorna i lager. UM definierar vilken sorts dator och tillbehör man behöver och gör en jämförelse i antagna leverantörers webbshopar och beställer de aktuella datorerna hos den leverantör som ger lägst pris med varor i lager.

2. Vid beställning av fler än 10 datorer vid samma tillfälle skickas frågan ut till samtliga antagna leverantörer. Kommunen beskriver sitt behov och skickar frågan till samtliga antagna leverantörer som får lämna offert. Kommunen antar den offert som är den ekonomiskt mest fördelaktiga givet förutsättningarna.

Sammanfattning:

+ Leverantörer kan ansöka löpande om att vara med i systemet. Klarar man inte kvalificeringskravet vid start har man ett incitament att anpassa sin verksamhet efter kraven och ansöka igen vid ett senare tillfälle. Ger bättre konkurrens på sikt.

+ Kommunen har alltid tillgång till den senaste tekniken till det bästa priset eftersom behovet definieras vid beställningstillfället och inte när man tecknar ramavtalet.

+ Kommunen behöver inte genomföra en ny större upphandling vart fjärde år. Det dynamiska inköpssystemet pågår tills kommunen väljer att avsluta det. Leverantörer ska dock prövas löpande under avtalstiden.

- Resurskrävande. Fler leverantörer ska hanteras i ett inköpssystem än i ett ramavtal. Uppföljningen av leverantörerna blir mer krävande.

- Större krav på beställare. Det är "lättare" att vända sig till bara en antagen leverantör än att alltid behöva kontakta flera olika leverantörer och ibland genomföra förnyade konkurrensutsättningar.

Hör gärna av er till mig om ni har frågor om den nya lagstiftningen eller har fler idéer kring inom vilka områden man skulle kunna använda sig av dynamiska inköpssystem istället för ramavtal!

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström
marcus.backstrom(at)simrishamn.se
0414-819123