Kan man spara pengar genom att köpa strumpor för 6 000 kronor paret?

Rubriken anspelar förstås på den omtalade upphandlingen som Stockholms Läns Landsting gjorde av förbrukningsvaror, där de mest bestående intrycken från tidningsartiklarna nog är att man i avtalet köpt strumpor för 6 000 kronor paret, att avtalet blivit fem gånger dyrare än beräknat och att man var tvungen att avsluta avtalet i förtid. Trots detta skulle jag vara beredd att svara Ja på rubricerad fråga – ett påstående som jag förstår att man kanske inte kan göra utan en närmare förklaring.

Jag ska säga att jag enbart har letat ledtrådar i tidningsartiklar kring mitt resonemang och därför kanske alla siffror inte är helt exakta. I följande artikel (https://www.svt.se/nyheter/lokalt/stockholm/landstinget-kopte-strumpor-for-6-000-kronor) kan man dock hämta följande uppgifter:

  • Avtalet kostade 465 miljoner kronor år 1 (2015)
  • Enligt utvärderingsmodellen skulle avtalet kosta ungefär 100 miljoner per år.
  • År 2013 var den faktiska kostnaden för produktområdet 390 miljoner kronor.

Från följande artikel (https://www.svt.se/nyheter/lokalt/stockholm/onemeds-lofte-till-landstinget-fullstandig-trygghet) kan man hämta följande uppgifter rörande utvärderingsmodellen:

  • Modellen innehåller ett förstahands- och ett andrahandssortiment för samtliga produkter i upphandlingen. Fördelningen mellan dessa sortiment är enligt utvärderingsmodellen 91/9.
  • Enligt leverantören (som haft avtalet tidigare) är fördelningen orimlig inom avtalsområdet kompressionsprodukter, där är fördelningen närmare 50/50.

Från SLLs egen hemsida har jag hämtat uppgifter om SLLs totala kostnader för 2013 och 2015: 

  • 2013: Ungefär 72 miljarder kronor (faktiskt utfall)
  • 2015: Ungefär 80 miljarder kronor (faktiskt utfall)

Kan man då använda alla dessa siffror till något? Ja, till exempel kan man föra ett resonemang kring hur en felaktig viktning kan påverka en upphandling. Tabell

I tabellen ovan har jag angivit vad SLLs utvärderingsmodell bör ha gett för utfall vid en utvärdering (överst) vid en fördelning mellan sortimenten på 91/9. Under visas vad de faktiska intäkterna för leverantören är, givet att deras antagande om att den faktiska fördelningen på 50/50 stämmer.

Svarta priser får utgöra ”rimliga” priser för kompressionsstrumpor. Röda priser är de priser som man lämnar vid en strategisk prissättning. Som ni ser på uträkningen så innebär de röda priserna att leverantören får ett väsentligt lägre pris i utvärderingsmodellen, även om man tjänar lika mycket pengar vid den faktiska försäljningen. Strategisk prissättning blir därför ett väldigt bra verktyg för att öka sina chanser att vinna en upphandling som helt utvärderas på lägsta pris.

Eftersom det vid en felaktig viktning av utvärderingsmodellen inte finns någon relevans i att jämföra faktiska kostnader för ett avtalsområde med utvärderingspriset så kan man direkt avfärda diskussionen om att ”avtalet har blivit 5 gånger dyrare” än beräknat. Inte heller kan man titta på priset för en enskild produkt (Strumpor för 6 000 kronor) eftersom det för varje sådan produkt finns flera volymprodukter där leverantören förlorar pengar.

Rimligare är kanske att jämföra vad hela avtalsområdet faktiskt kostade efter upphandlingen jämfört med innan upphandling. Enligt uppgifter i media har avtalsområdet fördyrats med 19 % (465 miljoner / 390 miljoner kronor) från 2013 till 2015. Under samma period ökade dock landstingets totala kostnader med 11 % (80 miljarder / 72 miljarder kronor). Det är kanske lite förenklat att säga att kostnaderna för förbrukningsmaterial följer landstingets totala kostnader helt linjärt, men det framstår genom en sådan uträkning åtminstone som en något rimligare hantering av skattebetalarnas pengar än vad som framställts i media. Den största missen med den felaktiga utvärderingsmodellen är väl snarare att den befintliga leverantören har getts en stor fördel jämfört med andra leverantörer då de har perfekt information om landstingets inköpsmönster, något som inte redovisades på rätt sätt i upphandlingsunderlaget. Detta har gett den befintliga leverantören en fördel men har, som det verkar, inte lätt till några nämnvärt ökade kostnader för landstinget.