Grunder för långsiktig avtalsutveckling - Mappstruktur och Mallar

I det här inlägget tänkte jag gå igenom något som kanske ligger lite vid sidan om själva upphandlingsarbetet, men som ändå kan vara fundamentalt för att säkerställa att kommunens ramavtal utvecklas positivt på lång sikt – oberoende av vilka personer som för tillfället är anställda vid upphandlingsenheten. När man jobbar som ensam, eller ett fåtal, upphandlare mot en hel kommun blir det extra viktigt med struktur och dokumentation för att underlätta överlämningen vid framtida personalförändringar. Här tänkte jag gå igenom mina tankar med hur jag arbetar med min mappstruktur och mina mallar för att bidra till det här arbetet.

Mappstrukturen

Mappstrukturen för en upphandling är egentligen rätt enkel och följer upphandlingsprocessen. Den är indelad i (minst) sex olika områden, som ni ser i bilden. Dessa är Förstudie, Förfrågningsunderlag, Anbud, Utvärdering och tilldelning, Avtal och Uppföljning.

Bild111

Man skulle kunna argumentera för fler eller färre mappar (exempelvis för Frågor och svar under annonseringstiden eller eventuella överprövningar), men detta är det upplägg jag har valt. I det genomgående exemplet har jag valt vår senaste upphandling av arbetskläder, som är rätt nyligen avslutad.

Mallar

Mallar är oerhört viktigt för att få ett bra flyt i arbetet. Word är väldigt bra på mallhantering och jag använder mina mallar nästan dagligen. Nedan finns en bild på hur det kan se ut när jag loggar in i word och ska skapa ett nytt dokument.

Mallar1

När man sparar sina mallar som en mall i word och sen öppnar den genom programmet så slipper man det (för mig) rätt vanliga problemet att man råkar spara direkt i mallen istället för att spara på en ny plats. Word tillåter inte att man sparar över dokument som är sparade som en mall.

En viktig rutin att ha är att en eller ett par gånger per år avsätta en arbetsdag för att gå igenom samtliga mallar som finns och vid behov revidera dessa. Mallar blir ganska fort utdaterade och behöver uppdateras allteftersom, och att faktiskt avsätta tid för att göra detta vid ett specifikt tillfälle säkerställer att det blir gjort.

Mapparna och kopplade mallar

1. Förstudie

I mappen för förstudie samlar jag allt som ligger till grund för det färdiga förfrågningsunderlaget. Möten med intressenter, RFI-underlag, protokoll från leverantörsträffar, budgetuträkningar, produktblad… Allt som kan vara av intresse när det är dags att skriva kravspecifikation och liknande. Till min hjälp för att genomföra arbetet i den här delen av processen har jag bland annat följande mallar:

Mall – Frånvaro av intressekonflikt och kännedom om sekretess
Mall – RFI
Mall – Startmöte vid ramavtalsupphandlingar

22

2. Förfrågningsunderlag

Här samlar man utkast för förfrågningsunderlag som skickats på intern eller extern remiss, samt förstås det slutliga förfrågningsunderlaget som ska annonseras. När man jobbat med upphandling ett tag märker man att vissa bilagor till förfrågningsunderlag efterfrågas ofta, och då kan det vara bra att skapa mallar för dessa som man kan använda oberoende av upphandling. Mallar för olika typer av upphandlingar (Utförande- respektive totalentreprenad, ramavtal, förenklat förfarande, direktupphandling) är också väldigt bra att ha som grund för sitt arbete i Tendsign. Dessa mallar använder jag ofta i den här delen av processen:

Mall för förfrågningsunderlag (i Tendsign)
Bilaga – Redovisning av referensuppdrag
Bilaga – Undertecknande av anbud
Checklista – Inför annonsering
Direktupphandling – Offertförfrågan

333

3. Anbud

Här sparar man ner anbuden som kommit in i upphandlingen. Dessa är bra att ha samlade när man får frågor om att lämna ut handlingar. Vanligtvis kan man göra en extra mapp direkt för en ”sekretessversion” av anbuden där handlingar som är ok för utlämnande ligger. Att ha anbuden samlade kan också vara till hjälp vid en kommande upphandling när man behöver veta ungefär hur marknaden såg ut vid den tidigare upphandlingen, om det var bra eller dålig konkurrens och liknande. Mallar som är vanligt använda i den här delen av processen är:

Mall – Förhandlingsprotokoll
Beslut – Sekretess vid utlämnande av handlingar

4444

4. Utvärdering och tilldelning

Här hamnar alla handlingar som rör utvärderingen av anbuden, upphandlingsprotokollet samt tilldelningsbeslut och eventuella andra beslut som fattats. Vilka handlingar detta är ser olika ut från upphandling till upphandling, ibland kan det vara väldigt omfattande utvärderingsmaterial men ibland blir det bara enstaka kreditupplysningsunderlag och skattekontroller. Mallar som är bra att ha i den här delen av processen:

Beslut – Avbryta upphandling
Beslut – Tilldelningsbeslut
Beslut – Återkallande av tilldelningsbeslut
Direktupphandling – Dokumentationsblankett
Mall – Utvärderingsprotokoll

66

5. Avtal

Här lägger man de slutliga avtalshandlingarna, den undertecknade, inscannade versionen. Avtalet har man vanligtvis jobbat en del med redan under punkt 2, eftersom detta ska annonseras tillsammans med förfrågningsunderlaget, men det är inte förrän man kommer hit som man färdigställer det. Jag gör det vanligtvis under tiden för avtalsspärr.

Här kan man också samla eventuella underlag för avtalsförlängning under avtalstiden.

Mallar som är bra att ha i den här delen av processen:

Avtalstecknande – Accept av offert
Avtalstecknande – Avtalsförslag
Avtalstecknande – Avtalsförlängning
Kontraktsformulär – AB04
Kontraktsformulär – ABT06
Kontraktsformulär – Konsultavtal
Standardavtal – ALOS05
Standardavtal – Montage
Standardavtal – Avtal90

77

6. Uppföljning

Den mapp som används mest under avtalsperioden. Bra för att dokumentera leverantörsmöten, eventuella uppföljningsaktiviteter, avvikelser samt löpande synpunkter från verksamheten. Detta är den mapp som man ska kunna använda sig mest av när man ska fatta beslut om förändringar inför nästa upphandling av samma ramavtalsområde – Vad har fungerat dåligt, vad har fungerat bra, vilka brister måste vi bli bättre på att upptäcka och reglera mellan oss och leverantören… Mallar som är bra att ha i den här delen av processen:

Uppföljning – Riskklassificering av kontrakt
Uppföljning – Uppföljningsplan
Mall – Agenda samt anteckningar (vid leverantörsträff)

8

Sammanfattning

Jag gillar den här mappstrukturen eftersom man lätt kan följa processen och tankegången i den tidigare processen, även om man kommer in utifrån. Vid kommande upphandling skapar man bara en ny mapp under samma upphandling och börjar jobba med förstudien där, med stöd av alla handlingar från den tidigare upphandlingen. Då säkerställer man kontinuiteten i kontrakten samtidigt som du underlättar för att ta beslut om eventuella ändringar som behöver göras för att förbättra avtalsområdet.

För frågor kring mallarna ovan, eller bara för att diskutera andra bra tips för att förenkla upphandlingsarbetet – vänligen kontakta undertecknad.

Marcus Bäckström