Excel för inköpare - del 3, praktisk tillämpning

Nu när statistikunderlaget är färdigt kan man börja fundera på hur man praktiskt kan tillämpa underlaget i inköpsarbetet. I det färdiga statistikunderlaget finns följande kolumner:

Leverantörsnamn
Belopp
Ansvar
Ansvarsnamn (Namnet på ansvarskoden)
Förvaltning
Konto
Kontonamn (Namnet på kontot)
Utbetalningsdatum (Ex: 20180124)
Månad (Kategoriserad utifrån de första sex siffrorna i utbetalningsdatum)
Fakturanummer

Enligt vår nya process har kommunledningskontoret ett stort ansvar för att se till att det finns kommunövergripande ramavtal. Kommunövergripande ramavtal är ramavtal som påverkar flera förvaltningars budget. Kontorsmaterial är ett typexempel. Nedan kommer jag beskriva ett teoretiskt scenario för hur en upphandlingsprocess skulle inledas, om kommunen av någon anledning inte skulle ha ett befintligt ramavtal för kontorsmaterial (vilket vi förstås har egentligen).

1. I våra riktlinjer för direktupphandling står det att om en verksamhet själv handlar för eller misstänker att kommunen handlar för över 100 000 kronor per år inom ett område. Kommunens kanslienhet handlar dessa produkter för strax över 100 000 kronor per år och misstänker att liknande produkter köps på andra förvaltningar, varför man kontaktar upphandlare för att undersöka möjligheterna att upphandla ett samordnat ramavtal.

2. När förfrågan kommer till mig så börjar jag med att fråga vilken leverantör man brukar handla ifrån. Verksamheten säger att man främst handlar från leverantören Kontorshuset.

3. Med informationen kan jag börja använda det statistiska underlaget för att ta fram ett preliminärt underlag för huruvida vi bör inleda en kommunövergripande upphandling eller inte. Jag skapar en pivottabell för att undersöka hur inköpen sett ut under 2017. Följande information går att få fram:

a. Vilka förvaltningar och verksamheter använder företaget Kontorshuset? Det visar sig att endast en förvaltning handlar därifrån.

b. Hur konteras varorna från Kontorshuset? Varorna konteras på kontot ”Kontorsmaterial” och ”Förbrukningsmaterial” samt ”Papper och plast”.

c. Vilka andra leverantörer har använts under kontot kontorsmaterial? Förutom Kontorshuset har 90 % av kostnaderna på kontot fördelats över ytterligare 4 leverantörer.

d. Vem handlar från dessa leverantörer? Det visar sig att hela kommunen köper kontorsmaterial, men från olika leverantörer.

e. En tidig uppskattning av värdet för avtalsområdet kan göras till 400-500 tkr per år.

f. Inköpen är ganska jämnt utspridda över förvaltningarna, men man kan ändå se att en stor andel av inköpen är koncentrerade till framför allt 4 olika verksamheter.

g. En lista med ett urval av fakturor från varje leverantör som kommunen använder kan plockas fram. En prisjämförelse mellan inköpta artiklar på fakturorna och faktiska avtalspriser i andra upphandlingar (hämtade ur Tendsigns upphandlingsdatabas) visar på en besparingspotential på 100-200 tkr per år om en upphandling genomförs.

h. En sista sortering utifrån inköpsmånad visar att kostnaderna är högre i slutet av året än i början av året. Antingen är det en trend att inköpen ökar inom avtalsområdet, eller så finns det någon form av säsongsvariation i inköpen som kan behöva tas hänsyn till.

Jag har tidigare skrivit om medvetet beslutsfattande och om våra rutiner för inköpsverksamheten. Med informationen ovan kan man sammanställa ett tidigt underlag med information om besparingspotential, tidiga insikter och risker för olika hanteringar av avtalsområdet. Detta skickas till berörda förvaltningschefer och till chefer som ansvarar för de verksamheter som köper mest under inköpsområdet, samt för kännedom till kommunens representanter i den interna upphandlingsgruppen på förvaltningarna. I det här tidiga skedet avser beslutet främst om vi ska avsätta resurser för att påbörja en upphandlingsprocess eller om vi ska fortsätta som tidigare. Vid beslut om att påbörja en upphandlingsprocess kan man boka in möte med lämpliga företrädare för de verksamheter som handlar mest för att diskutera deras behov.

Detta ger enligt mig en bra grund för att inleda en upphandlingsprocess inom ett nytt avtalsområde. Det är samtidigt en lång väg kvar till ett färdigt avtal. Kanske visar det sig vid dialogen med verksamheterna att det inte alls lämpar sig med ett ramavtal, utan att det är bättre att göra enskilda inköp en eller ett par gånger om året? Kanske ser man en potential att utveckla sina inköp inom det aktuella avtalsområdet genom att använda sig av ny teknik som på sikt väsentligt minskar eller helt eliminerar behovet? Efterhand som ny information tillkommer måste man hela tiden vara öppen för att ändra uppfattning om avtalsområdet, och omvärdera hur detta ska hanteras.

Oavsett om arbetsprocessen slutar med en upphandling eller inte är det lämpligt att man dokumenterar sina tankar så långt det är möjligt, så att kommunen har ett bra underlag för varför man _inte_ valde att upphandla och anledningarna till detta. Då har man i alla fall lite bättre koll på hur och varför man arbetar som man gör i det aktuella avtalsområdet än vad man hade innan man påbörjade upphandlingsprocessen.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström