Excel för inköpare - del 2, kategorisering

I det här inlägget kommer vi bygga vidare på del 1 och börja kategorisera våra inköp på andra sätt än utefter enbart kontering. Jag tror att man i de flesta ekonomiprogram kan få ut information om vilket ansvar en faktura är konterad på, det vill säga, vilken chef som har haft ansvar för inköpet. Om man däremot vill ha information på en högre nivå (exempelvis för en förvaltning) så är det, i alla fall i vårt ekonomisystem, svårare. Man kan göra uppföljningar direkt i systemet, men om man vill få ut informationen i excel och arbeta med den där så krävs det viss manuell hantering.

En ansvarskod i redovisningen är uppbyggd av åtta siffror (Ex: 21200000 är koden för ekonomienheten i Simrishamn, 21300000 är koden för personalenheten, och så vidare). I vår kommun är det de två första siffrorna i koden (21) som visar vilken förvaltning som inköpet tillhör (21 = kommunledningskontoret, 22 = samhällsbyggnadsförvaltningen, 40 = Kultur och fritid och så vidare).

Det finns egentligen två sätt man kan bearbeta statistikunderlaget vi diskuterade i förra inlägget på för att kunna få ut information om förvaltningarnas inköp, ett enkelt och ett lite svårare. Det enkla sättet innebär att man gör följande:

1. Skapa en ny kolumn
2. Döp den till ”Förvaltning”
3. Skriv på översta raden ”=VÄNSTER(C2; 2)”.
4. ”Dra ner” på övriga rader.

Excel1

Detta gör att man får de två första siffrorna från varje ansvarsnummer i en ny kolumn. Om man kan vilket ansvarsnummer som hör till vilken förvaltning har man nu ett statistikunderlag som man kan sortera per förvaltning istället för bara per ansvar, vilket gör att man kan följa upp inköpen i flera steg.

Det lite svårare, men tydligare, sättet att sortera ut statistik på bygger på samma princip som i det förra inlägget. Skapa en lista med förvaltningsnumret i vänsterkolumnen och förvaltningsnamnet i höger kolumnen. Följ sen samma process som ovan, men istället för ”=VÄNSTER(C1; 2)” så skriver man:

=(LETARAD(VÄNSTER(C2;2);Blad3!$A$1:$B$12;2;1))

222

Som ni ser är det samma formel som i förra inlägget, med skillnaden att man bara tittar på de två första siffrorna i cellen till vänster istället för hela talet. Formeln letar helt enkelt efter de två första siffrorna i kolumnen med ansvarsnamnet i matrisen du skapat och returnerar förvaltningsnamnet.

Vi ska gå igenom fler praktiska tillämpningar i nästa inlägg, men med den nya statistiken kan man exempelvis kolla vilka som är Samhällsbyggnadsförvaltningens största leverantörer, alternativt skapa ett underlag som visar vilka förvaltningar som handlar mest från ett visst konto, samt vilka som är förvaltningens viktigaste leverantörer för det kontot. (Siffrorna i bilderna stämmer fortfarande inte med verkligheten, det är bara för att exemplifiera).

522

344

Ett litet extra tips om man vill få ut kategoriserad statistik ur underlag man får från leverantörer är att deras artikelnummer ofta är uppbyggda på samma sätt som ansvarsnummet, det vill säga, de första siffrorna i artikelnumret visar vilken kategori som varan tillhör. Nedan två diagram baserad på ett gammalt statistiskt underlag jag hittade för kontorsmaterial. Genom att manuellt dela in artiklarna efter de tre första siffrorna i sina artikelnummer kunde man plötsligt analysera eventuella skillnader i inköpsmönster för olika produktgrupper istället för bara totalinköpen. Det ena diagrammet visar inköpsmönster för almanackor och det andra inköpsmönster för kopieringspapper. Bör man hantera varugrupperna på olika sätt vid utvärderingen baserat på detta trots att de ofta tillhör samma upphandling?

Bild

kopieringspapper

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström