Excel för inköpare - del 1

I mars eller april varje år brukar det alltid vara en del företag (eller privatpersoner) som vill ha ett utdrag över kommunens leverantörstransaktioner för det föregående året. Detta brukar kunna tillgodoses genom att exportera en excelrapport från ekonomisystemet. Rapporten är vanligtvis mycket lång (i Simrishamn uppemot 100 000 rader) och vid en första anblick kanske det bara ser ut som en massa oanvändbar information. Jag har dock funnit att den här rapporten är helt ovärderlig i mitt löpande arbete. Jag kommer i några inlägg ge exempel på bearbetningar som går att göra med en enkel rapport som innehåller följande information:

Leverantörsnamn
Belopp
Kontering (Ansvar, Konto, Verksamhet och så vidare)
Fakturanummer
Utbetalningsdatum

Bildfyra

Texterna kommer förutsätta en grundläggande kunskap i hur man använder pivottabeller. Mer om detta går att lära sig här: länk. Notera att inga belopp i exemplen stämmer överens med verkligheten då beloppen i fakturakolumnen är framslumpade på radnivå.

1. Be ekonomiavdelningen om en lista över kontobenämningar
Kontering kan ibland ge en bra vägvisning över hur mycket man köper inom ett visst område. Om man ska upphandla ”sotning” och någon undrar hur mycket vi lägger på detta på ett år så är det enklare att titta vad vi har handlat för på kontot ”sotning” än att börja gå igenom vilka leverantörer vi har inom sotningsområdet. Eftersom det är i princip omöjligt att hålla koll på alla konton som finns underlättar det om man kan sortera efter kontonamnen istället för kontonumren.

Om man får en lista över alla kontobenämningar från ekonomienheten så kan man underlätta arbetet med att sortera i informationen i statistiken på följande sätt:

Bildtvå

  1. Gå in i statistikunderlaget.
  2. Skapa ett nytt kalkylblad.
  3. Kopiera in listan med kontonamn och kontobenämningar i blad2.
  4. Skapa en ny kolumn (kontonamn) i blad 1 bredvid kolumnen som innehåller kontonummer.
  5. Skriv in följande formel på första raden i den nya kolumnen:

    =LETARAD(D2;Blad2!$A$1:$B$790;2;1)

    - D2 är en hänvisning till cellen med kontonummer.
    - Blad2!$A$1:$B$790 är en hänvisning till hela matrisen med kontonummer och kontobenämningar som vi skapade på blad2. Dollartecknen finns med för att vi inte vill att matrisområdet ska ändra sig när vi ”drar ner” formeln i övriga celler i kalkylarket. Cellhänvisningarna kan vara olika beroende på hur stort matrisområdet är.
    - Siffran 2 i slutet av formeln visar i vilken kolumn i matrisen som värdet som ska returneras befinner sig, alltså, det som ska skrivas i cellen.

Om allt är rätt inskrivet ska nu namnet på kontot dyka upp i cellen. ”Dra ner” formeln (antingen manuellt, eller genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet av cellen) så ska samma sak hända på övriga rader.

Bildtre

Kortfattat kan man säga att formeln letar efter det värde som finns i cell D2 (63210) i matrisen med kontonamn och kontobenämningar. När den har hittat värdet i matrisen returnerar den värdet i kolumn 2 på den aktuella raden (vilket är kontobenämningen för det aktuella kontot).

Nu kan man använda pivottabeller (Infoga -> Pivottabell) för att sortera bland materialet utifrån olika kontobenämningar istället för bara efter enskilda leverantörer.

Bild4

I nästa inlägg tänkte jag gå igenom hur man kan göra för att enkelt kategorisera inköpen utifrån vilken förvaltning som ansvarat för inköpet.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström