En bild säger mer än 1000 ord?

Efter att ha genomfört ett 50-tal internutbildningar inom olika områden skulle jag säga att det nästan alltid är som lättast att nå fram till "eleverna" när man använder sig av en bild istället för att skriva upp stödord i en powerpoint. Framför allt främjas dialogen på utbildningen genom att man utgår ifrån en bild istället för skriven text i sin presentation. Detta då en bild ofta säger olika saker till olika personer, vilket kan leda till intressanta diskussioner.

Nedan ges några exempel på bilder som kan vara bra att använda för att förklara olika koncept inom, eller relaterat till, offentlig upphandling.

Bild 1 - Om vilka produkter man får köpa från en avtalsleverantör och varför just den leverantörens sortiment vunnit upphandlingen.

Nettoprissatt sortiment

Bild 2 - Om hur ett kontrakt kan påverka olika intressenter på olika sätt, och om vilka processer som måste stämmas av med vilka intressenter under kravställningen.

Intressenter

Bild 3 - Om varför det aldrig är en bra idé att förlänga ett leasingavtal utan att förhandla om priset.

leasing

Bild 4 - Om vikten av att beställa från det upphandlade sortimentet för att inte snedvrida konkurrensen och försvåra för små företag att lämna anbud.

Avtalsprodukter

Just den sista bilden tycker jag brukar skapa mycket diskussion. Den är hämtad från en gammal avtalsstatistik för kontorsmaterial (långt innan vi hade e-handel) som är grupperad (se tidigare inlägg om excel för inköpare) för att kunna få fram inköpen utifrån olika produktområden, i det här fallet mappar med mera. De blå staplarna visar antalet inköp av respektive artikel, och de röda staplarna visar summan av kostnaderna inom produktområdet. Trots att 70 % av inköpen gjordes på det upphandlade sortimentet inom avtalsområdet, så kom endast 3 % av leverantörens intäkter inom avtalsområdet från dessa artiklar.

Från statistiken kan man dra olika slutsatser. Det kan ha funnits ett behov i verksamheten som inte tillgodosågs av det upphandlade sortimentet. Det kan ha funnits en okunskap i verksamheten om att det ens fanns ett upphandlat sortiment. Genom att diskutera med de personer som gjort inköpen kom vi fram till att det inte räckte med en sorts mappar i kommande upphandlingar. Därmed har vi i vårt aktuella avtal gått över från att ha ett upphandlat sortiment av mappar, till att ha en generell rabattsats på alla mappar.

I ett större perspektiv kan man fråga sig: Hur påverkas småföretagares möjlighet att lämna anbud i upphandlingar, om man inte har ett övrigt sortiment att tjäna pengar på? Hur kan vi påverka miljön genom våra upphandlingar om inköp inte görs från det upphandlade sortimentet?

Inköp och upphandling är ett organisationsövergripande arbete som kräver att alla vet sina roller i pusslet om vi verkligen vill kunna påverka. Det räcker inte med ett "bra" ramavtal, det krävs även duktiga avropare och kunniga attestanter. Eller ett bättre ramavtal.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström