Användaranpassad information

Ett område som vi har jobbat en del med det senaste året är hur avtal när de är upphandlade överlämnas till verksamheterna. Vanligtvis när en upphandling är avslutad så övergår ansvaret för (ram)avtalet på verksamheterna. I en stor organisation är det då viktigt att informera verksamheterna om att ett nytt ramavtal är upphandlat så att de kan inleda arbetet med att bygga upp nya rutiner för beställning och liknande med (i förekommande fall) en ny ramavtalsleverantör.

Frågan är då hur man bäst informerar verksamheterna om att ett nytt ramavtal är upphandlat? Mail till alla chefer? Nyhet på intranätet? Billboard på torget? I arbetet med att definiera en ny upphandlingsorganisation har vi också försökt bli tydligare med vilka interna kanaler vi använder för vilka typer av information.

 

Som ni kan utläsa ur processen hamnar alla upphandlade ramavtal tillslut i avtalsdatabasen, och därför är det en lämplig plats att samla information på. Avtalsdatabasen finns publicerad på intranätet och är första anhalt för personer som ska göra beställningar, enligt följande process för avrop och direktupphandlingar:

 

Nästa steg var då att försöka definiera vilken information som bör finnas i avtalsdatabasen. Tidigare har vi lagt upp avtalet och eventuellt kontaktuppgifter till leverantören i en särskild fil. Det vi märkte var att det som vi som jobbar med avtal dagligen tyckte var rätt så lätt (vi hittar ju i våra egna avtal) kunde bli väldigt svårt för någon person ute i verksamheten som ”bara ville ha reda på” x eller y. Man ville helt enkelt inte läsa igenom ett avtal på 20-30 sidor för att hitta en prislista att beställa ifrån eller en kontaktperson att ringa till.

Det vi numera gör är att göra en intressentanalys (eller tillämpa en redan gjord analys) på ramavtalet och ta fram särskilda blanketter riktade särskilt till olika intressenter. Första gången vi tillämpade detta var vid senaste upphandlingen av tolkförmedling, där verksamheterna under tidigare avtalsperiod haft svårt att veta exakt vad som gällde vid exempelvis tid för bokningsbekräftelse eller när tolken avbokade sent inpå ett möte. Detta var saker som var reglerade i avtalet, men av olika anledningarna hade det inte nått ut till personerna i verksamheten som behövde informationen.

Det vi gjorde var att ta fram två blanketter (”Information till tolkanvändare” och ”Information till tolkbeställare”) med specifik information till respektive grupp av avtalsanvändare:

Information till tolkanvändare
När ska tolken senast vara på plats?
Vad gäller avseende tolkens klädsel?
Vad gäller angående rekvisition?
Vad gäller vi telefontolkning?
Vilka grunder för vite finns i ramavtalet kopplade till tolkanvändare (försening, bristande kunskap hos tolken…?

Information till tolkbeställare
Hur gör jag för att beställa tolk (Kundnummer, kontaktvägar…)?
Vad finns för krav på bokningssystemet gällande sekretess?
Hur lång tid har leverantören på sig att bekräfta en bokning?
Vad ska bokningsbekräftelsen innehålla?
Hur sent kan jag avbeställa tolk?
Vilka grunder för vite finns i ramavtalet kopplade till tolkbeställare (sen avbokning, utebliven tolkning…)?

Detta är bara två exempel från ett ramavtal, men man kan tänka sig många fler:

Information till verksamhetschef (Prisändringar jämfört med tidigare avtal, kostnadsjämförelser…)
Information till politiker (Sociala villkor)
Information till fackliga representanter (arbetsrättsliga krav och villkor)
Information till upphandlare (Avtalstider, tidigare erfarenheter av upphandlingen)

Genom att tillämpa detta arbetssätt på alla våra ramavtal tror jag snabbt vi förändrar avtalsdatabasen från en plats där man samlar information avsedd för upphandlaren (avtalstider) till en plats som blir verksamheternas första anhalt när behöver svar på inköpsrelaterade frågor. Förhoppningsvis kan verksamheterna med tiden också ställa krav på oss upphandlare om viss information man tycker är väsentlig saknas, så att avtalsdatabasen blir en lika naturlig del av inköpsprocessen som av upphandlingsprocessen.