Languages

Inlägg från mars 2016

Leverantörsdialog

Martin Bogg och Jenny Crafoord skriver idag en bra krönika om att upphandlare ska våga prata mer med leverantöer på Upphandling24:

http://upphandling24.se/vaga-prata-med-leverantorer/

Förenkla - Helt enkelt

Igår var jag på SKL-kurs i Kristianstad som behandlade hur man genom ökad samverkan kan förbättra sitt arbete med upphandlingar och inköp. Med samverkan menas inte bara intern samverkan (exempelvis mellan olika förvaltningar och/eller funktioner i kommunen) utan även extern (exempelvis genom företagarträffar). Förutom undertecknad deltog Lars Persson, Ann-Marie Camper, Gunilla Persson och Sofie Bredahl från Simrishamns kommun och ett 20-tal personer från kommuner i nordöstra Skåne...

Igår var jag på SKL-kurs i Kristianstad som behandlade hur man genom ökad samverkan kan förbättra sitt arbete med upphandlingar och inköp. Med samverkan menas inte bara intern samverkan (exempelvis mellan olika förvaltningar och/eller funktioner i kommunen) utan även extern (exempelvis genom företagarträffar). Förutom undertecknad deltog Lars Persson, Ann-Marie Camper, Gunilla Persson och Sofie Bredahl från Simrishamns kommun och ett 20-tal personer från kommuner i nordöstra Skåne.

 

I Simrishamn har vi en del tidigare erfarenhet av samverkan. Internt samverkar vi genom att ha en upphandlingsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar där vi regelbundet diskuterar aktuella upphandlingar. Det upplever vi har gett en positiv effekt. Till exempel genomförde samhällsbyggnadsförvaltningen en upphandling av snöröjning i slutet av förra året. Eftersom vi tog upp och diskuterade upphandlingen i vår interna samverkansgrupp gavs barn- och utbildningsförvaltningen en möjlighet att ge synpunkter på förfrågningsunderlaget då man särskilt ville säkra vissa områden runt skolorna.

 

Exempel på extern samverkan med leverantörer har vi också. I Sösk-kommunerna genomför vi regelbundet leverantörsträffar vid upphandlingar som är av särskilt intresse för lokala företag, exempelvis livsmedelsupphandlingar, fordonsupphandlingar och resebyråupphandlingar. Dessa träffar har ofta varit rena informationsträffar där vi presenterar att en upphandling är på gång och vad man ska tänka på vid anbudslämnande. En sak som vi tar med oss från utbildningen igår är att leverantörer har möjlighet att ge synpunkter på ett förfrågningsunderlag i större utsträckning än vad jag tidigare trodde var möjligt, givetvis med hänsyn till likabehandlingsprincipen.

 

Utbildningen igår är en del i en större utbildningsinsats i Simrishamns kommun som framöver ska resultera i en handlingsplan för hur vi inom samtliga verksamheter kan bli bättre i vår samverkan med externa aktörer, exempelvis företag och medborgare. Detta kommer till slut att resultera i en handlingsplan som jag hoppas få möjlighet att återkomma till och diskutera i framtida inlägg.

 

Inför utbildningen igår fick vi en hemläxa, nämligen att vi skulle fundera på följande frågor:

 

1.      Hur kan dialog mellan företag och kommunen ge bättre offentliga affärer idag och i morgon?

Den här frågan är den svåraste att ge ett kort svar på. Kortfattat kan man säga att vi i Simrishamn tror på att öka kunskapen om offentlig upphandling både internt i den egna organisationen och externt bland de lokala företagen. Om dessutom samtliga kommuner har samma approach, att utbilda och få de lokala företagen i respektive kommun intresserade för offentlig upphandling, så är detta något som i förlängningen kommer gynna samtliga kommuner då vi kan öka antalet anbud och få bättre konkurrens. Jag tror också på en ökad transparens, det vill säga att man diskuterar både vad som fungerar bra och vad som går att förbättra samt att man i större utsträckning än tidigare väljer att annonsera även mindre upphandlingar. För några veckor sedan skrev jag om en direktupphandling av grafisk produktion där närmare 20 anbud inkom eftersom vi valde att annonsera den. Det var lokala företag, stora företag, små företag, företag från branscher som vi inte hade tänkt på själva och så vidare... Effektivare konkurrens går inte att få, och att ett lokalt företag lyckades vinna i den här konkurrensen gör bara det hela ännu roligare. Förhoppningsvis är det något som kan uppmuntra det lokala företaget till att fortsätta delta i liknande upphandlingar i andra kommuner.

 

Slutligen tror jag att det är viktigt att förbättra den interna organisationen och att ha väldokumenterade och tydliga upphandlings- och inköpsrutiner. Företagare ska ha rätt att komma med synpunkter och förbättringsförslag på dessa rutiner och då underlättar det om de är lätta att ta till sig och tillgängliga för alla externt. Jag har tidigare i bloggen kommenterat våra riktlinjer för direktupphandling och kommer framöver att skriva inlägg om upphandlingsprocessen, var företagare blir involverade i denna och på vilket sätt.

 

2.      Hur kan vi i kommunen ta ett gemensamt ansvar för dialog, före under och efter en upphandling?

Före upphandling: Utbilda små, lokala leverantörer, involvera små, lokala leverantörer i lämpliga upphandlingar och håll informationsmöte med leverantörer (både mindre och större) och leverantörsorganisationer inför upphandlingar.

 

Under upphandling: Tydliga förfrågningsunderlag, inga onödigt konkurrensbegränsande krav.

 

Efter upphandling: Uppföljningsmöte med leverantörer som lämnat anbud där man får möjlighet att ifrågasätta upphandlingen och utvärderingen, tydligare avtalsuppföljning och ökad transparens (exempelvis genom att publicera viss information och vissa nyckeltal från upphandlingar på hemsidan.)

 

3.      Finns det myter om offentlig upphandling som vi kan avliva för att komma vidare?

Den myt som jag tycker man kan avliva är att offentlig upphandling behöver vara krångligt och svårt. Jag tror att man genom en utbildning i hur man läser förfrågningsunderlag kan underlätta väldigt mycket för mindre företag att lämna anbud, då de flesta kommuner är väldigt duktiga på att följa vissa fastställda ”mallar” för hur ett förfrågningsunderlag bör se ut. Förhoppningsvis kan man med sådana små åtgärder underlätta för små företag att delta i och vinna upphandlingskontrakt i offentlig sektor.

 

Frågorna är egentligen mer omfattande och komplexa än vad jag beskrivit ovan, men det ger i alla fall en sammanfattning av några möjliga åtgärder och kan ligga till grund för en framtida diskussion i ämnet.

Med vänliga hälsningar,

Marcus Bäckström

0414-819123

marcus.backstrom@simrishamn.se